Tips til praksis: Effektiv skanning

Tips til praksis: Effektiv skanning Effektiv skanning For en stund siden var vi så heldige på kontoret vårt at skanneren vår, sluttet å virke. Det som først så ut til å bare være nok en utgift, viste seg å være en mulig.het til å legge om skannerutinene til noe veldig mye bedre. Fra at skannearbeidet hadde vært monotont, kjedelig og slitsomt, har det blitt lystbetont og enkelt. Og fordi det nå er mye mer effektivt enn det det var, er det å være a jour mye enklere. Dere trenger (for å gjøre det sånn som vi gjør det -det er nok mange alternativer som er minst like gode): • En dokumentskanner • Et tekstgjenkjenningsprogram • Adobe acrobat eller tilsvarende program der man kan behandle pdf-fi ler. • Et lokalt nettverk Dokumentskannerne er stor sett noe dyrere en flatbeds.kannere, men det er en dokumentskanner som må til. Det finnes flere alternativer fra mellom 5000 og 10000 kroner som gjør en god jobb. Med skanneren vi valgte fulgte både tekstgjenkjenningsprogrammet og Adobe Acrobat, så for i underkant av 7000 kroner hadde vi alt vi trengte. Etter å ha satt opp skanneren med ønskede innstillinger, var systemet klart til bruk. Innstillingen man trenger å gjøre er å velge ønsket mappe på fellesområdet som mål for de skannete dokumentene, at skanningen foregår i ønsket kvalitet, og at programmet automatisk skal kjøre tekst.gjenkjenning før filen lagres som en pdf-fil. Før selve skanningen gjøres nummereres sidene som skal skannes. Dette gjøres fordi det hender at skanneren drar mer enn ett ark inn av gangen, slik at to sider ikke blir skannet. Etter at nummereringen er gjort, settes så mange ark som ønsket inn i arkmateren, og man trykker på skan.neknappen. Hos oss er programmet innstilt til å spørre om skanningen skal fortsette etter siste arket er skannet inn, og dersom man ønsker det, legges da flere ark i arkmateren, og man trykker på ja. Når arkene man ønsker å skanne er ferdig skannet, svarer man så nei på samme spørsmål. Deretter kan man forlate maskinen til fordel for andre oppgaver, mens maskinen driver med tekstgjenkjenningen i fred. Hvor lang tid denne prosessen tar avhenger av ytel.sen til pcen, og hvor mange ark som er skannet. Når pro.grammet er ferdig åpnes den ferdige filen i Adobe acrobat. Her skal da filen ha like mange sider som det var inn.skannede sider. Ved å bla gjennom pdf-filen kan man ved hjelp av sidenummereringen raskt se om det er noen sider som mangler, og eventuelt skanne de aktuelle sidene på nytt. Blanke ark kan enkelt slettes ved å at man markerer dem, høyreklikker på dem og velger slett/delete. I Adobe Acrobat trykker man deretter på «sider» ikonet, slik at små bilder av sidene kommer opp til venstre på skjermen. Ved å høyreklikke på en av disse sidene kan man velge «trekk ut sider», og trekke ut alle sidene bortsett fra den første. Huk av for at sidene slettes etter uttrekking, og at de trekkes ut som separate filer. Når pc'en er ferdig med dette er alle arkene tilgjengelige som enkeltfiler på fellesområdet, og dermed tilgjengelige fra alle maskiner i nettverket. Hvordan innskannede dokumenter legges inn journalen varierer fra journalsystem til journalsystem, så det skal jeg ikke gå inn på her. Men mens legesekretærene tidligere satt på arbeidsstasjonen som ble brukt til skanning, og klippet ut teksten fra dokumentene i et spesialprogram som fulgte med skanneren, kan de nå sitte på hvilken arbeidsstasjon som helst, åpne pdf-filene i gratisprogrammet Adobe rea.der, og klippe og lime derfra. Fordelen med å kunne gjøre dette fra enhver arbeidsstasjon på nettverket er at lege.sekretærene da kan legge inn teksten i journalen inn i mel.lom annet arbeid. Enten de sitter i ekspedisjonen eller på laben og de har et par ledige minutter, får de lagt inn en epikrise eller to. Når innleggingen av informasjonen gjøres innimellom annet arbeid, blir den ikke så monoton, kjede.lig eller belastende, og blir tatt unna mye raskere. Arbeids.tiden til legesekretærene blir bedre utnyttet, en upopulær oppgave har blitt hyggelig, og informasjonen som sendes oss på papir kommer raskere inn i journalen, og både pasi.enter, legesekretærer og legene er mer fornøyde. UTPOSTEN NR . 5 • 2010